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TEDxCaracas · LegalLegal

Política de PrivacidadPrivacy Policy

Última actualización: 2 de noviembre de 2026Last updated: November 2, 2026 tedxcaracas.com Ver Términos y Condiciones →See Terms & Conditions →

1Introducción

En TEDxCaracas respetamos la privacidad de las personas que visitan nuestro sitio web, participan en nuestros eventos o se comunican con nuestro equipo.

Esta Política de Privacidad explica qué información personal podemos recopilar, cómo la utilizamos, con quién podemos compartirla, durante cuánto tiempo la conservamos y qué opciones tienen las personas para gestionar sus datos.

Nos comprometemos a tratar la información personal de manera responsable, transparente y segura, de conformidad con las disposiciones legales aplicables y con las obligaciones de privacidad establecidas por TED para los organizadores de eventos TEDx.

Al utilizar nuestro sitio web o proporcionarnos información personal, podrás consultar en esta política cómo gestionamos tus datos. Cuando corresponda legalmente, solicitaremos tu consentimiento para tratamientos específicos.

2Identificación del responsable

El responsable de la gestión y tratamiento de los datos personales recopilados a través de este sitio web es:

TEDxCaracas es un evento organizado de manera independiente bajo licencia de TED Conferences, LLC.

La organización y operación del evento corresponde a sus organizadores locales. TED Conferences, LLC no es automáticamente responsable de los datos recopilados directamente por este sitio web, sin perjuicio del tratamiento independiente que TED pueda realizar cuando reciba información legítimamente relacionada con el programa TEDx.

3Alcance de esta política

Esta política se aplica a la información personal tratada mediante:

  • El sitio web oficial de TEDxCaracas.
  • Formularios de asistencia, inscripción o manifestación de interés.
  • Formularios de patrocinio y colaboraciones.
  • Solicitudes de prensa y relaciones públicas.
  • Formularios de contacto y voluntariado.
  • Comunicaciones relacionadas con la organización y participación en el evento.
  • Encuestas y actividades de retroalimentación.
  • Actividades de registro, fotografía, grabación y documentación de eventos, cuando corresponda.

Esta política no regula el tratamiento realizado de manera independiente por plataformas externas, como redes sociales, servicios de reproducción de video o plataformas de venta de entradas, que pueden contar con sus propias políticas de privacidad.

4Información personal que recopilamos

4.1Información proporcionada voluntariamente

Dependiendo del formulario o servicio utilizado, podemos recopilar:

  • Nombre y apellido.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Número telefónico o de WhatsApp.
  • Cantidad de personas interesadas en asistir.
  • Empresa, marca, organización o institución.
  • Cargo o actividad profesional.
  • Medio de comunicación al que pertenece una persona.
  • Tipo de solicitud o motivo de contacto.
  • Mensajes, consultas, propuestas y comentarios.
  • Información necesaria para coordinar la participación en el evento.

Para ponentes, voluntarios, colaboradores y miembros del equipo, también podemos solicitar datos profesionales, biografías, fotografías, información de contacto y otros datos razonablemente necesarios para su participación.

La información solicitada dependerá de la finalidad específica de cada formulario.

4.2Información recopilada automáticamente

Al navegar por nuestro sitio web, el navegador, el servidor y determinados servicios tecnológicos pueden generar o registrar información como:

  • Dirección IP.
  • Tipo de navegador y dispositivo.
  • Sistema operativo.
  • Fecha y hora de acceso.
  • Páginas consultadas.
  • Dirección de procedencia, cuando esté disponible.
  • Registros técnicos y de seguridad.
  • Identificadores asociados con cookies o tecnologías similares, si están habilitados.

Esta información puede utilizarse para permitir el funcionamiento del sitio, prevenir abusos, diagnosticar problemas técnicos y, cuando corresponda, analizar su funcionamiento y uso.

4.3Información audiovisual

Durante los eventos de TEDxCaracas pueden capturarse fotografías, grabaciones de audio y video, entrevistas e imágenes de los espacios del evento.

Las imágenes y grabaciones pueden incluir a ponentes, organizadores, voluntarios, colaboradores y asistentes.

Su tratamiento se explica con mayor detalle en la sección 10 de esta política.

4.4Datos sensibles

No solicitamos de forma general información sensible, como datos médicos, creencias religiosas, opiniones políticas u otra información especialmente protegida.

Pedimos a los usuarios que eviten incluir información sensible innecesaria en los campos de mensaje.

Si una persona proporciona voluntariamente información de esta naturaleza, procuraremos limitar su tratamiento a lo estrictamente necesario y solicitaremos las autorizaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable.

5Finalidades del tratamiento de datos

Utilizamos la información personal únicamente para fines legítimos y relacionados con nuestras actividades.

5.1Gestión de asistencia y participación

Podemos utilizar los datos para:

  • Recibir y gestionar manifestaciones de interés.
  • Administrar solicitudes de inscripción o participación.
  • Comunicar información sobre fechas, horarios, ubicaciones y disponibilidad.
  • Enviar instrucciones logísticas y actualizaciones relevantes.
  • Coordinar el acceso y la participación en nuestros eventos.

El envío de una solicitud de asistencia no garantiza automáticamente una entrada, reserva o cupo, salvo confirmación expresa del organizador.

5.2Atención de consultas

Utilizamos la información de contacto para responder preguntas, solicitudes y comunicaciones recibidas a través de nuestros formularios, correo electrónico u otros canales oficiales.

5.3Patrocinios y alianzas

Podemos tratar datos de representantes de empresas e instituciones para:

  • Evaluar propuestas de patrocinio.
  • Contactar a posibles colaboradores.
  • Coordinar reuniones y actividades.
  • Gestionar acuerdos de colaboración.
  • Dar seguimiento a relaciones institucionales.

5.4Prensa y relaciones públicas

Podemos utilizar los datos proporcionados por periodistas y representantes de medios para gestionar acreditaciones, atender solicitudes informativas, distribuir materiales de prensa relacionados con el evento y coordinar entrevistas.

5.5Voluntariado y colaboradores

Podemos utilizar información personal para seleccionar, organizar y comunicarnos con personas interesadas en colaborar con TEDxCaracas.

5.6Comunicaciones del evento

Podemos enviar comunicaciones relacionadas con TEDxCaracas, como confirmaciones, información organizativa, cambios, recordatorios y encuestas posteriores al evento.

Las comunicaciones promocionales que requieran consentimiento se enviarán únicamente cuando exista la autorización correspondiente.

No utilizaremos los datos recopilados para promocionar productos o servicios comerciales ajenos a las actividades del evento sin una autorización válida y específica.

5.7Publicación y difusión de contenido

Podemos utilizar información de participantes y ponentes, conforme a los permisos aplicables, para:

  • Publicar información sobre el evento.
  • Presentar perfiles y biografías de ponentes.
  • Compartir fotografías y materiales audiovisuales.
  • Difundir contenidos en el sitio web y en redes sociales.
  • Gestionar la publicación de charlas TEDx en plataformas autorizadas.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con nuestra licencia TEDx.

5.8Seguridad y cumplimiento

También podemos tratar información cuando sea razonablemente necesario para proteger el sitio web, prevenir actividades fraudulentas, responder a requerimientos legales y defender derechos legítimos.

6Fundamentos para el tratamiento de información

El tratamiento se realizará de acuerdo con los fundamentos permitidos por la legislación aplicable, que pueden incluir:

  • Consentimiento: cuando una persona autoriza expresamente un uso determinado de sus datos.
  • Gestión de solicitudes y participación: cuando el tratamiento resulta necesario para atender una solicitud o gestionar una relación de participación.
  • Cumplimiento de obligaciones legales: cuando debamos conservar o comunicar información por exigencia normativa.
  • Intereses legítimos, cuando sean reconocidos por la normativa aplicable: para garantizar la seguridad, administración y funcionamiento razonable de nuestras actividades, respetando los derechos de las personas.

Cuando la legislación aplicable exija consentimiento específico, este se solicitará antes de realizar el tratamiento correspondiente.

La autorización para recibir información promocional, cuando sea necesaria, se solicitará separadamente y podrá retirarse posteriormente.

7Compartición de información y terceros

TEDxCaracas no vende, alquila ni comercializa la información personal recopilada de asistentes, ponentes, voluntarios o colaboradores.

Podremos compartir información personal exclusivamente cuando exista una finalidad legítima y la autorización o fundamento correspondiente, con las siguientes categorías de destinatarios:

7.1Equipo organizador

Miembros autorizados del equipo TEDxCaracas que necesiten acceder a determinados datos para cumplir sus responsabilidades.

7.2Proveedores tecnológicos

Proveedores que, cuando sean utilizados, puedan prestar servicios de:

  • Alojamiento y mantenimiento web.
  • Almacenamiento de información.
  • Formularios y gestión de solicitudes.
  • Correo electrónico y comunicaciones.
  • Registro y administración de eventos.
  • Servicios de reproducción de video.
  • Seguridad informática.
  • Procesamiento de pagos, si se habilitan.

Estos proveedores podrán recibir únicamente la información necesaria para prestar sus servicios y deberán cumplir las obligaciones contractuales y legales que les correspondan.

7.3TED Conferences, LLC

En el marco de las obligaciones del programa TEDx, determinada información de ponentes, organizadores, charlas, materiales audiovisuales o participantes podrá comunicarse a TED cuando corresponda y exista una base legítima para hacerlo.

TED podrá gestionar la información que reciba conforme a sus propias políticas y responsabilidades.

La política de privacidad de TED está disponible en:

www.ted.com/about/our-organization/our-policies-terms/privacy-policy

7.4Patrocinadores y colaboradores

La condición de patrocinador de TEDxCaracas no otorga acceso automático a los datos personales de asistentes o usuarios.

No compartiremos listas de asistentes, direcciones de correo electrónico ni información de contacto con patrocinadores para sus propias actividades promocionales sin el consentimiento o autorización apropiados.

7.5Autoridades competentes

Podremos comunicar información cuando exista una obligación legal válida o una solicitud legítima de una autoridad competente, con las garantías correspondientes.

8Transferencias internacionales

Algunos servicios tecnológicos o plataformas utilizados por TEDxCaracas pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Venezuela.

Cuando se produzcan transferencias internacionales, procuraremos adoptar las medidas contractuales, técnicas y organizativas pertinentes, y obtener las autorizaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable.

Los usuarios podrán solicitar información adicional sobre las categorías de destinatarios y las transferencias relacionadas con sus datos personales.

9Conservación de los datos

La información personal se conservará únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir con la finalidad para la que fue recopilada y para atender las obligaciones legales, contractuales o administrativas correspondientes.

Como criterios generales:

  • Solicitudes de asistencia: mientras resulte necesario gestionar la participación y las comunicaciones asociadas con la edición correspondiente.
  • Consultas generales: mientras se atiende la solicitud y durante el período razonablemente necesario para su seguimiento.
  • Patrocinios y prensa: durante la evaluación y gestión de las relaciones institucionales pertinentes.
  • Voluntariado y colaboración: durante el proceso de participación y por el período necesario para documentar las actividades.
  • Comunicaciones voluntarias: hasta que se retire la autorización o deje de existir una finalidad legítima para conservar los datos.
  • Información audiovisual y autorizaciones: durante el tiempo justificado por las finalidades documentales, los permisos concedidos, las condiciones de publicación y las obligaciones del programa TEDx.
  • Registros legales y administrativos: durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.

Cuando la información deje de ser necesaria, se eliminará, anonimizará o conservará de forma restringida si existe una obligación que lo justifique.

10Fotografías, videos y grabaciones

Los eventos TEDx pueden ser documentados mediante fotografía, audio y video.

Estas actividades tienen como finalidad registrar las charlas, preservar la memoria del evento, difundir las ideas compartidas y comunicar las actividades de TEDxCaracas.

Las imágenes y grabaciones podrán publicarse, cuando corresponda y con las autorizaciones pertinentes, en:

  • El sitio web de TEDxCaracas.
  • Redes sociales oficiales.
  • Canales y plataformas autorizadas del programa TEDx.
  • Plataformas de video.
  • Materiales informativos y de difusión del evento.

Los ponentes y demás participantes que requieran autorizaciones específicas deberán suscribir los documentos correspondientes, incluyendo las autorizaciones de imagen y los formularios oficiales del programa TEDx cuando sean aplicables.

Informaremos a los asistentes sobre la presencia de equipos de fotografía y grabación mediante los avisos y procedimientos pertinentes.

Quienes tengan inquietudes sobre el uso de su imagen podrán comunicarse con nuestro equipo para solicitar información o presentar una solicitud relacionada con el tratamiento correspondiente.

Las solicitudes de retiro de imágenes se evaluarán de acuerdo con los derechos aplicables, las autorizaciones concedidas y las posibilidades técnicas y jurídicas. La eliminación de contenido de nuestros canales no siempre permite retirar copias legítimamente distribuidas por terceros.

11Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web puede utilizar tecnologías necesarias para su funcionamiento y, dependiendo de los servicios habilitados, herramientas adicionales para analizar su uso o mostrar contenido de terceros.

Estas tecnologías pueden incluir:

11.1Cookies esenciales

Permiten funciones básicas del sitio web, seguridad, preferencias de navegación y funcionamiento de determinados formularios.

11.2Cookies de análisis

En caso de utilizarse, permiten obtener estadísticas sobre visitas y funcionamiento del sitio para identificar oportunidades de mejora.

11.3Cookies de terceros

Los contenidos integrados, como reproductores de video y servicios externos, pueden utilizar cookies o tecnologías propias y recopilar información técnica sobre la interacción de los usuarios.

11.4Administración de preferencias

Los usuarios pueden configurar sus navegadores para bloquear, limitar o eliminar cookies.

Cuando la legislación aplicable requiera autorización para determinadas tecnologías no esenciales, implementaremos los mecanismos correspondientes para solicitarla y permitir su gestión.

La disponibilidad y el funcionamiento de algunas características pueden verse afectados si se deshabilitan determinadas cookies.

La información sobre las herramientas concretas utilizadas deberá mantenerse actualizada conforme a la configuración técnica del sitio.

12Seguridad de la información

TEDxCaracas se compromete a aplicar medidas de seguridad administrativas, técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales.

Estas medidas pueden comprender, según los sistemas utilizados:

  • Acceso restringido a información personal.
  • Controles de autenticación y permisos.
  • Conexiones seguras para la transmisión de datos.
  • Protección de sistemas y cuentas administrativas.
  • Gestión responsable de proveedores tecnológicos.
  • Medidas para prevenir accesos no autorizados, alteraciones o divulgaciones indebidas.
  • Procedimientos de respuesta ante incidentes.

Aunque procuramos proteger la información, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta.

En caso de un incidente que afecte datos personales, se evaluarán sus consecuencias y se adoptarán las medidas de contención, corrección y notificación que correspondan legalmente.

13Derechos de los titulares de datos

Respetamos los derechos de las personas sobre su información personal.

De acuerdo con la legislación aplicable y las circunstancias del tratamiento, los usuarios podrán solicitar:

  • Acceso: conocer qué información personal conservamos sobre ellos.
  • Rectificación: corregir datos incorrectos o desactualizados.
  • Actualización: actualizar información personal.
  • Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando corresponda legalmente.
  • Información: conocer las finalidades y condiciones de uso de sus datos.
  • Retiro del consentimiento: revocar autorizaciones cuando el tratamiento dependa de ellas.
  • Oposición o limitación: cuando estos derechos resulten reconocidos por la normativa aplicable.

Para presentar una solicitud, puedes escribir a:

contacto@tedxcaracas.com

Asunto sugerido: Solicitud de privacidad y datos personales

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al interesado y describir el derecho que desea ejercer.

Podremos pedir información adicional estrictamente necesaria para verificar la identidad y evitar la divulgación de datos a personas no autorizadas.

Responderemos conforme a las exigencias legales aplicables y dentro de un plazo razonable.

Determinadas solicitudes de eliminación podrán estar sujetas a obligaciones legales de conservación, autorizaciones vigentes u otras excepciones reconocidas por la legislación.

14Privacidad de niños, niñas y adolescentes

La información personal de menores de edad requiere especial protección.

No buscamos recopilar deliberadamente información personal de niños, niñas o adolescentes sin las autorizaciones legalmente necesarias.

Cuando la participación de una persona menor de edad requiera tratamiento de sus datos, se solicitará la intervención o autorización de sus padres, representantes o responsables legales cuando corresponda.

Si consideras que hemos recibido información de un menor de manera inapropiada, puedes comunicarte con nosotros para que evaluemos las medidas correspondientes.

Las condiciones de ingreso de menores a eventos presenciales podrán establecerse separadamente para cada edición.

15Servicios y enlaces externos

Nuestro sitio puede incluir enlaces a páginas de TED, YouTube, redes sociales, plataformas de registro u otros servicios de terceros.

Cada servicio externo puede aplicar sus propias políticas de privacidad, términos y tecnologías de seguimiento.

Recomendamos consultar sus condiciones antes de proporcionarles información personal.

TEDxCaracas no controla de manera directa las prácticas de tratamiento de datos realizadas independientemente por esos terceros.

16Usuarios y normativa internacional

El sitio web puede recibir visitantes de diferentes países.

Cuando una normativa de protección de datos de otra jurisdicción resulte aplicable al tratamiento realizado por TEDxCaracas, respetaremos las obligaciones y derechos adicionales exigibles, incluyendo los relacionados con consentimiento, transferencias internacionales y derechos de los titulares.

La mera disponibilidad internacional del sitio web no implica que todas las legislaciones extranjeras resulten automáticamente aplicables.

17Legislación aplicable

Esta política se interpreta de conformidad con el ordenamiento jurídico venezolano y las demás normas imperativas que resulten aplicables.

Entre las disposiciones venezolanas relevantes se encuentran:

  • La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, especialmente sus artículos 28 y 60.
  • La Ley Especial contra los Delitos Informáticos, en lo pertinente.
  • Las demás normas y criterios jurídicos aplicables a la privacidad, confidencialidad y tratamiento de información personal.

Asimismo, TEDxCaracas atenderá las obligaciones de privacidad establecidas en el acuerdo de licencia TEDx correspondiente.

18Modificaciones de la política

TEDxCaracas podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en sus actividades, tecnologías, procedimientos o requisitos legales.

La versión vigente estará disponible en este sitio web e indicará su fecha de última actualización.

Cuando un cambio requiera una nueva autorización o una comunicación específica, se adoptarán las medidas correspondientes.

Las modificaciones no autorizarán retroactivamente usos de información personal para los que se exija un consentimiento que no haya sido obtenido.

19Contacto

Si tienes preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de tus datos personales, puedes comunicarte con nosotros:

TEDxCaracas
Organizador responsable: Javier Medina
Caracas, Venezuela
Correo electrónico: contacto@tedxcaracas.com
Sitio web: tedxcaracas.com
TEDxCaracas es un evento TEDx organizado de manera independiente bajo licencia de TED Conferences, LLC.

This English version is a translation provided for convenience. In case of any discrepancy, the Spanish version prevails.

1Introduction

At TEDxCaracas we respect the privacy of the people who visit our website, take part in our events or get in touch with our team.

This Privacy Policy explains what personal information we may collect, how we use it, who we may share it with, how long we keep it and what options people have to manage their data.

We are committed to handling personal information responsibly, transparently and securely, in accordance with applicable law and with the privacy obligations TED sets for TEDx event organizers.

By using our website or providing us with personal information, you can consult this policy to see how we handle your data. Where legally required, we will ask for your consent for specific uses.

2Who is responsible for your data

The party responsible for managing and processing the personal data collected through this website is:

TEDxCaracas is an independently organized event operated under license from TED Conferences, LLC.

The organization and operation of the event are the responsibility of its local organizers. TED Conferences, LLC is not automatically responsible for data collected directly by this website, without prejudice to any independent processing TED may carry out when it legitimately receives information related to the TEDx program.

3Scope of this policy

This policy applies to personal information processed through:

  • The official TEDxCaracas website.
  • Attendance, registration or expression-of-interest forms.
  • Sponsorship and partnership forms.
  • Press and public relations requests.
  • Contact and volunteering forms.
  • Communications related to organizing and taking part in the event.
  • Surveys and feedback activities.
  • Registration, photography, recording and event documentation activities, where applicable.

This policy does not govern processing carried out independently by external platforms, such as social networks, video services or ticketing platforms, which may have their own privacy policies.

4Personal information we collect

4.1Information you provide voluntarily

Depending on the form or service used, we may collect:

  • First and last name.
  • Email address.
  • Phone or WhatsApp number.
  • Number of people interested in attending.
  • Company, brand, organization or institution.
  • Job title or professional activity.
  • Media outlet a person belongs to.
  • Type of request or reason for contact.
  • Messages, questions, proposals and comments.
  • Information needed to coordinate participation in the event.

For speakers, volunteers, collaborators and team members, we may also request professional details, biographies, photographs, contact information and other data reasonably necessary for their participation.

The information requested will depend on the specific purpose of each form.

4.2Information collected automatically

When you browse our website, your browser, the server and certain technology services may generate or record information such as:

  • IP address.
  • Browser and device type.
  • Operating system.
  • Date and time of access.
  • Pages viewed.
  • Referring address, when available.
  • Technical and security logs.
  • Identifiers associated with cookies or similar technologies, if enabled.

This information may be used to make the site work, prevent abuse, diagnose technical problems and, where applicable, analyze how the site performs and is used.

4.3Audiovisual information

Photographs, audio and video recordings, interviews and images of the event spaces may be captured during TEDxCaracas events.

Images and recordings may include speakers, organizers, volunteers, collaborators and attendees.

How they are handled is explained in more detail in section 10 of this policy.

4.4Sensitive data

As a general rule, we do not request sensitive information such as medical data, religious beliefs, political opinions or other specially protected information.

We ask users to avoid including unnecessary sensitive information in message fields.

If someone voluntarily provides information of this kind, we will try to limit its processing to what is strictly necessary and will request any authorizations required by applicable law.

5Purposes for processing data

We use personal information only for legitimate purposes related to our activities.

5.1Managing attendance and participation

We may use the data to:

  • Receive and manage expressions of interest.
  • Administer registration or participation requests.
  • Share information about dates, times, locations and availability.
  • Send logistical instructions and relevant updates.
  • Coordinate access to and participation in our events.

Submitting an attendance request does not automatically guarantee a ticket, reservation or seat unless expressly confirmed by the organizer.

5.2Responding to inquiries

We use contact information to answer questions, requests and communications received through our forms, email or other official channels.

5.3Sponsorships and partnerships

We may process data of representatives of companies and institutions to:

  • Evaluate sponsorship proposals.
  • Contact potential collaborators.
  • Coordinate meetings and activities.
  • Manage partnership agreements.
  • Follow up on institutional relationships.

5.4Press and public relations

We may use data provided by journalists and media representatives to manage accreditations, respond to information requests, distribute event-related press materials and coordinate interviews.

5.5Volunteers and collaborators

We may use personal information to select, organize and communicate with people interested in collaborating with TEDxCaracas.

5.6Event communications

We may send communications related to TEDxCaracas, such as confirmations, organizational information, changes, reminders and post-event surveys.

Promotional communications that require consent will be sent only when the corresponding authorization exists.

We will not use the data collected to promote commercial products or services unrelated to the event's activities without valid and specific authorization.

5.7Publishing and sharing content

In accordance with the applicable permissions, we may use information about participants and speakers to:

  • Publish information about the event.
  • Present speaker profiles and biographies.
  • Share photographs and audiovisual materials.
  • Share content on the website and social media.
  • Manage the publication of TEDx talks on authorized platforms.
  • Meet the obligations related to our TEDx license.

5.8Security and compliance

We may also process information when reasonably necessary to protect the website, prevent fraudulent activity, respond to legal requirements and defend legitimate rights.

6Grounds for processing information

Processing will be carried out on the grounds permitted by applicable law, which may include:

  • Consent: when a person expressly authorizes a particular use of their data.
  • Handling requests and participation: when processing is necessary to respond to a request or manage a participation relationship.
  • Compliance with legal obligations: when we must keep or disclose information because the law requires it.
  • Legitimate interests, where recognized by applicable law: to ensure the security, administration and reasonable operation of our activities, while respecting people's rights.

Where applicable law requires specific consent, it will be requested before the corresponding processing takes place.

Authorization to receive promotional information, when required, will be requested separately and may be withdrawn later.

7Sharing information and third parties

TEDxCaracas does not sell, rent or trade the personal information collected from attendees, speakers, volunteers or collaborators.

We may share personal information only when there is a legitimate purpose and the corresponding authorization or legal basis, with the following categories of recipients:

7.1Organizing team

Authorized members of the TEDxCaracas team who need access to certain data to carry out their responsibilities.

7.2Technology providers

Providers that, when used, may offer services for:

  • Web hosting and maintenance.
  • Data storage.
  • Forms and request management.
  • Email and communications.
  • Event registration and administration.
  • Video playback services.
  • IT security.
  • Payment processing, if enabled.

These providers may receive only the information necessary to provide their services and must comply with the contractual and legal obligations that apply to them.

7.3TED Conferences, LLC

Within the framework of the TEDx program's obligations, certain information about speakers, organizers, talks, audiovisual materials or participants may be shared with TED where appropriate and where there is a legitimate basis to do so.

TED may handle the information it receives in accordance with its own policies and responsibilities.

TED's privacy policy is available at:

www.ted.com/about/our-organization/our-policies-terms/privacy-policy

7.4Sponsors and collaborators

Being a TEDxCaracas sponsor does not grant automatic access to the personal data of attendees or users.

We will not share attendee lists, email addresses or contact information with sponsors for their own promotional activities without appropriate consent or authorization.

7.5Competent authorities

We may disclose information when there is a valid legal obligation or a legitimate request from a competent authority, with the corresponding safeguards.

8International transfers

Some technology services or platforms used by TEDxCaracas may store or process information on servers located outside Venezuela.

When international transfers take place, we will seek to adopt the appropriate contractual, technical and organizational measures and obtain any authorizations required by applicable law.

Users may request additional information about the categories of recipients and the transfers related to their personal data.

9Data retention

Personal information will be kept only for as long as reasonably necessary to fulfill the purpose for which it was collected and to meet the corresponding legal, contractual or administrative obligations.

As general criteria:

  • Attendance requests: for as long as necessary to manage participation and communications for the relevant edition.
  • General inquiries: while the request is being handled and for the period reasonably needed for follow-up.
  • Sponsorship and press: during the evaluation and management of the relevant institutional relationships.
  • Volunteering and collaboration: during the participation process and for the period needed to document the activities.
  • Voluntary communications: until the authorization is withdrawn or there is no longer a legitimate purpose for keeping the data.
  • Audiovisual information and authorizations: for the time justified by documentary purposes, the permissions granted, publication terms and TEDx program obligations.
  • Legal and administrative records: for the periods required by applicable law.

When information is no longer needed, it will be deleted, anonymized or kept with restricted access if an obligation justifies it.

10Photographs, videos and recordings

TEDx events may be documented through photography, audio and video.

These activities are intended to record the talks, preserve the memory of the event, share the ideas presented and communicate TEDxCaracas's activities.

Where appropriate and with the relevant authorizations, images and recordings may be published on:

  • The TEDxCaracas website.
  • Official social media.
  • Authorized TEDx program channels and platforms.
  • Video platforms.
  • Informational and promotional materials for the event.

Speakers and other participants who require specific authorizations must sign the corresponding documents, including image releases and the official TEDx program forms where applicable.

We will inform attendees of the presence of photography and recording equipment through the appropriate notices and procedures.

Anyone with concerns about the use of their image may contact our team to request information or submit a request related to that processing.

Requests to remove images will be evaluated according to the applicable rights, the authorizations granted and technical and legal feasibility. Removing content from our channels does not always make it possible to withdraw copies legitimately distributed by third parties.

11Cookies and similar technologies

Our website may use technologies necessary for it to work and, depending on the services enabled, additional tools to analyze its use or display third-party content.

These technologies may include:

11.1Essential cookies

They enable basic website functions, security, browsing preferences and the operation of certain forms.

11.2Analytics cookies

If used, they provide statistics about visits and site performance to identify opportunities for improvement.

11.3Third-party cookies

Embedded content, such as video players and external services, may use their own cookies or technologies and collect technical information about how users interact with them.

11.4Managing your preferences

Users can set their browsers to block, limit or delete cookies.

Where applicable law requires authorization for certain non-essential technologies, we will implement the corresponding mechanisms to request it and allow it to be managed.

The availability and operation of some features may be affected if certain cookies are disabled.

Information about the specific tools used must be kept up to date according to the site's technical configuration.

12Information security

TEDxCaracas is committed to applying appropriate administrative, technical and organizational security measures to protect personal data.

Depending on the systems used, these measures may include:

  • Restricted access to personal information.
  • Authentication and permission controls.
  • Secure connections for data transmission.
  • Protection of systems and administrative accounts.
  • Responsible management of technology providers.
  • Measures to prevent unauthorized access, alteration or disclosure.
  • Incident response procedures.

Although we work to protect information, no electronic transmission or storage system can guarantee absolute security.

In the event of an incident affecting personal data, its consequences will be assessed and the containment, correction and notification measures required by law will be taken.

13Your rights over your data

We respect people's rights over their personal information.

In accordance with applicable law and the circumstances of the processing, users may request:

  • Access: to know what personal information we hold about them.
  • Rectification: to correct inaccurate or outdated data.
  • Update: to update personal information.
  • Deletion: to request that data be deleted where legally appropriate.
  • Information: to know the purposes and conditions under which their data is used.
  • Withdrawal of consent: to revoke authorizations when the processing depends on them.
  • Objection or restriction: where these rights are recognized by applicable law.

To submit a request, write to:

contacto@tedxcaracas.com

Suggested subject: Privacy and personal data request

The request should reasonably identify the person concerned and describe the right they wish to exercise.

We may ask for additional information strictly necessary to verify identity and avoid disclosing data to unauthorized persons.

We will respond in accordance with applicable legal requirements and within a reasonable time.

Certain deletion requests may be subject to legal retention obligations, existing authorizations or other exceptions recognized by law.

14Children's privacy

The personal information of minors requires special protection.

We do not knowingly seek to collect personal information from children or adolescents without the legally required authorizations.

When a minor's participation requires processing their data, the involvement or authorization of their parents, guardians or legal representatives will be requested where appropriate.

If you believe we have received information from a minor inappropriately, you can contact us so we can evaluate the appropriate measures.

Conditions for minors attending in-person events may be set separately for each edition.

15External services and links

Our site may include links to TED pages, YouTube, social networks, registration platforms or other third-party services.

Each external service may apply its own privacy policies, terms and tracking technologies.

We recommend reviewing their terms before giving them any personal information.

TEDxCaracas does not directly control the data practices carried out independently by those third parties.

16International users and laws

The website may receive visitors from different countries.

When another jurisdiction's data protection law applies to processing carried out by TEDxCaracas, we will respect the additional enforceable obligations and rights, including those related to consent, international transfers and data subjects' rights.

The mere international availability of the website does not mean that all foreign laws automatically apply.

17Governing law

This policy is interpreted in accordance with Venezuelan law and any other mandatory rules that apply.

Relevant Venezuelan provisions include:

  • The Constitution of the Bolivarian Republic of Venezuela, particularly articles 28 and 60.
  • The Special Law against Computer Crimes, where relevant.
  • Other legal rules and criteria applicable to privacy, confidentiality and the processing of personal information.

TEDxCaracas will also meet the privacy obligations set out in the corresponding TEDx license agreement.

18Changes to this policy

TEDxCaracas may update this Privacy Policy to reflect changes in its activities, technologies, procedures or legal requirements.

The current version will be available on this website and will show its last updated date.

When a change requires new authorization or a specific notice, the corresponding measures will be taken.

Changes will not retroactively authorize uses of personal information that require consent that has not been obtained.

19Contact

If you have questions, concerns or requests about this Privacy Policy or how your personal data is handled, you can contact us:

TEDxCaracas
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Caracas, Venezuela
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